LapodaInventory

Múzeumi és levéltári nyílvántartó rendszer
 
A nyilvántartó rendszer hosszú távra megoldást nyújthat a múzeumi nyilvántartási problémákra. A mai számítógépes technológiák magas fokon alkalmazhatók a mindennapos múzeumi munkában, a kutatók és a nagyközönség kiszolgálásában.
A digitális technológia fokozatosan teret nyer a múzeumok mindennapjaiban.
 
 

Thesaurus

Digitalizálás

Térképek


Szerkesztő programok

 

 

 

 

 

Alapfogalmak

A program a Lapoda nyilvántartó 2 verziójának új változata. Mind kezelői felületében, mind egyéb lehetőségeiben alapvetően megújult változat. A felhasználói lehetőségek kibővültek, az adatbiztonság és konvertálhatóság univerzálissá vált.

A korábbi verzió előnyös tulajdonságait megtartottuk, számtalan olyan funkcióval bővült a rendszer, mely az előírások betartását segíti és kiszolgálja.
 
A BIODIGIT Kft. filozófiája szerint egy múzeumi nyilvántartó rendszernek nem csak a kötelező leltári karton nyilvántartását kell kiszolgálnia, hanem egy-egy nyilvántartott műtárgy teljes élettörténete, és a hozzá tartozó illusztrációk tárolása és megjelenítése is feladata. Ezeken kívül olyan kartonokat is képes legyen nyilvántartani, ami már nem kimondottan a kötelező mezőket tárolja.
A mai multimédiás világban alapvető feladat, hogy a nyilvántartó rendszer multimédiás állományokat is tudjon kezelni.
Ez szerkesztést és megjelenítést is jelent. A Nyilvántartó programhoz különböző szerkesztő és megjelenítő programok is tartoznak.
 
A rendszer minimális hardver és szoftver feltételei
 
Server a várható adatmennyiségétől függően
100 ezer karton és 10 felhasználóig minimum konfiguráció P3, 1Gh ,512 RAM 100 Mb HDD
100 ezer karton és 10 felhasználó felett minimum konfiguráció P4 1,6 Gh 512 RAM 160 Mb HDD
 
A server operációs rendszere lehet LINUX vagy Windows 2000, XP professional. A szerver oldal foglalkozik a kartonok adatainak több formában való tárolásával, az adathozzáférés kezelésével, a keresési funkciók végrehajtásával és a biztonságos adattárolással.
A felhasználói oldali számítógép operációs rendszere minimum: win98 SE vagy Windows XP Windows 2000. A gép hardver teljesítménye alapkiépítésben is elegendő.
A felhasználói számítógépeken a LAPODA INVENTORY kezelői felülete, a karton megjelenítő, a Képszerkesztő, a Diktafon, a HTML - TEXT editorok, képméretező, Thesaurus szerkesztő, Térkép megjelenítő és Karton varázsló.
Minden munkaállomás alkalmas adatrögzítésre és az adatbázis használatára. Az új rendszer lehetővé teszi hálózattól függetlenül kartonok kimásolását, szerkesztését és új kartonok létrehozását is.
A rendszer egyedülálló tulajdonsága, hogy előre meglehet szerkeszteni egy sablon kartont, melyen Pl. a kötelezően felveendő adatok mezői találhatók. De ez a karton a használat során tetszőlegesen bővíthető további mezőkkel, így a kartonon tetszőleges, akár multimédiás adat vagy más pl. formázott dokumentum vagy adattábla is tárolható. A kartonok mezősorrendje igény szerint változtatható.
Lényegében így lehetővé válik, hogy egy műtárgy teljes életútja rögzíthető egy kartonon.
 
Rendszerkialakítás

 

A nyilvántartó rendszer egy FTP-s alapokon működő SQL adatbázis szerveren működik. Az SQL szerver lehetőséget biztosít a szabványos felületeken keresztül az adatbázis kezelésére. Így a már elkészült adatbázis rugalmasan bővíthető, új feladatok elvégzésének kiszolgálására is alkalmas. Az SQL szerver tetszőleges lehet, csak egyetlen feltétele van, hogy az FTP kiszolgálóval együtt tudjon működni.

Az adatbázis kiszolgálás szerveren történik meg és csak az eredmény közlekedik a hálózaton, ezért optimálisan használható kisebb teljesítményű helyi hálózatokon is. A PHP rendszer lehetővé teszi akár az Interneten keresztüli alkalmazást is, nincs helyhez kötve a kliens gép. A munkaállomások lehetnek bármilyen 32 bites Windows operációs rendszerrel működő számítógépek. A munkaállomások száma nincs megkötve, a kezelői program tetszőlegesen másolható. Az adatvédelmi követelmények miatt javasoljuk, hogy egy független lokális hálózat, vagy tűzfallal védett rendszerben működjön a nyilvántartás.
A rendszer alkalmas OFF-LINE üzemre is, azaz a kivett kartonok a kiszolgáló szerver nélkül is kezelhetők. A kutatásra kivett anyagok módosíthatók, javíthatók. Az így megváltozott adatokat a karton visszahelyezésekor a rendszer szinkronizálja. (Ellenőrzi a változásokat és a megfelelő adatokat módosítja).
Az OFF-LINE (hálózat nélküli) üzemmódban XML technológiát használ a szerkesztőprogram. Az XML technológia biztosítja más múzeumok, illetve tudástárak felé is az átjárást, (adat export-import biztosítása).
A kartonok nem csak szöveges jellegű információkat tartalmazhatnak, hanem multimédia elemeket is képeket, hangokat, egyéb szöveget, tetszőleges formátumú adatállományokat. A LAPODA MÚZEUMI NYILVÁNTARTÓ RENDSZER minden a NKÖM által előírt nyilvántartási előírásnak megfelel. A munkaállomásokon futtatni kell egy "LapodaInventory" nevű kezelői programot, mely a nyilvántartó rendszer kezelői felületét biztosítja. Az adott munkaállomás természetesen bármilyen más hagyományos számítástechnikai feladat ellátására is alkalmas, illetve biztosítja a tudástárak felé is az átjárást (adat export-import).
 
Rugalmasság
 
A nyilvántartó rendszerrel szemben a rugalmasság a második legfontosabb követelmény. A rendszernek alkalmasnak kell lennie nem csupán a minimálisan szükséges alapkartonok kezelésére, hanem a most még előre nem látható újabb mezők beilleszthetőségére is. Lehet, hogy évek múltán derül ki, hogy valamely ok miatt újabb mezőket kell a kartonokhoz illeszteni, vagy a mezők rendszerét kell megváltoztatni természetesen az adatbiztonság figyelembe vételével ekkor mutatkozik meg a rendszer beépített rugalmassága, mivel ez a feladat nem jelent problémát.
A nyilvántartó rendszerben tárolási szinteket határozhatunk meg, ezek már nem csak a múzeumoknak jelentenek segítséget, hanem alkalmasságot mutatnak levéltári gyűjtemények nyilvántartására is. A gyűjteményi szinteket megfeleltethetjük a fondoknak.
Új kartonok felvételekor azokat származtathatjuk valamely, már meglévő hasonló kartonból, és ez növeli a rögzítés hatékonyságát. Ekkor azonban felmerülhet a kérdés, hogy nem keverednek-e a kartonok? A válasz NEM, mivel minden karton kap egy, a számítógép számára érthető egyedi azonosítót, mely olyannyira egyedi, hogy a világ bármely pontján készítenek ezzel a rendszerrel egy kartont, az biztosan nem kapja ugyanazt az azonosítót. Ez a karton tulajdonság biztosítja a kartonok átadását-átvételét például múzeumok között. Nem okoz gondot, ha később jövünk rá, hogy elrontottuk valamely mezőjének a kitöltését, hiába változtatjuk a nevet, leltári számot, vagy más alapadatot a karton akkor sem keveredik el.
A fenti okok miatt nem okoz az sem gondot, ha egy műtárgyat átveszünk más múzeumtól természetesen a kartonjával együtt és a leltári száma megegyezik egy saját gyűjteményünkben lévővel.
 
Használatba vételkor első lépés, hogy létre kell hozni a múzeum gyűjteményi struktúráját. Egy listába beírjuk a gyűjteményi kategóriákat, majd ebből a listából felépítjük az adott múzeum gyűjteményi struktúráját. Ez utólag is módosítható.
Második lépés, hogy létre kell hozni a nyilvántartó kartonokon használni kívánt adatmezőket. A mezők megléte után tudjuk létrehozni magukat a nyilvántartó kartonokat. A rendszer annyira rugalmas, hogy nem kötött a kartonszerkezet. Bármelyik karton tartalmazhat eltérő mezőneveket, azaz több vagy kevesebb mezőt, mint egy másik tárgyi karton.
Alapkartont célszerű a kötelezően előírt mezőkből felépíteni, majd azt kiegészíteni a speciálisan a múzeumra, gyűjteményre vagy az adott tárgyra jellemző mezőkkel.
A kartonok különböző formátumú mezőkből építhetők fel:
  • rövid szöveg,
  • rövid szöveg,
  • hosszú szöveg
  • esszé,
  • egész szám,
  • dátum
  • HTML formátumú mező (speciális karakterek is használhatók, pl.: rovásírás),
  • index vagy kulcsszavak,
  • esemény
  • lista
  • táblázat
  • diktafon
  • kapcsolat (kapcsolatot létesíthetünk kartonok között)
  • illusztrációk (KÉP, HANG, FILM, számítógépes fájlok)
  • ...
A kartonok OFF-LINE módban is szerkeszthetők, "kivehetők a rendszerből".
 
Internet - WEB- Virtuális Múzeum

A publikáció egyik legfrissebben terjedő felülete az Internet. A múzeumok kialakíthatnak az Internetes honlapjukon egy virtuális múzeumot, mely szervesen kapcsolódhat a nyilvántartó rendszerhez. Megjegyzendő az adatbiztonság; csak azok az adatok kerülnek a honlapra, melyeket a kartonon megjelöltünk. Így a kartonon készíthetünk néhány olyan mezőt, amelyen közérthetően - nem szakembernek szólóan - kerülnek megfogalmazásra a tárgyak leírásai, az illusztrációkból pedig a legmeghatározóbb egy-két darab lesz kijelölve.
Ezek a megjelölt mezők alkothatnak országos publikus hálózatot is. Ezeket az adatbázisokat várja az oktatás is. Például amikor egy iskolában a tanár az órán egy rokka képét szeretné megmutatni, honnan kaphatná meg a leghitelesebben a keresett képet és a rövid leírást, mint egy gyűjteménytől. Hiteles, jogtiszta, naprakész információ! A Lapoda rendszer multimédiás szerkesztő rendszer alkalmazásával ez már nem utópia.
A múzeumok az ilyen internetes megjelenéssel bizonyítottan növelhetik a látogatottságukat, mivel a leendő látogatóban sikerrel keltik fel az érdeklődést.
Egyre fontosabb feladat a múzeumi gyűjtemények bemutatása az Interneten. Ez a rendszer képes a publikus adatokat (melyek már a mezők kitöltésekor kijelölhetők) "VIRTUÁLIS MÚZEUMKÉNT" prezentálni.
Az Interneten keresztül kapcsolható a Nemzeti Digitális Adattár kereső rendszerhez is.
 
Adatbiztonság - Átjárhatóság

 

Az adatbiztonság az egyik legfontosabb követelmény minden nyilvántartó rendszerrel szemben. Hatalmas munka az adatbázis feltöltése, néha az utolsó pillanatban menthetők meg így az adatok, információk.

Sajnos néha már az utolsó utáni pillanatokban vagyunk, mivel komolyabb nyilvántartások hiányában, csupán néhány idős szakember birtokában vannak a felbecsülhetetlen információk, melyeket csak nagy hatékonyságú és korszerű elektronikus rendszerek segítségével menthetünk meg (pl. a rendszerhez integrált digitális diktafon, mellyel bármilyen szóbeli megjegyzés illeszthető a kiválasztott kartonhoz).
Az adatbiztonság egyik eleme az automatikus adatmentés, adatkarbantartás, valamint a fenti XML adatexportálási és importálási lehetőség, mely nem csak a más rendszerek felé biztosít átjárhatóságot, hanem lehetőséget ad a még nem létező, jövőben készülő rendszerek felé is, mivel az XML kartonok önállóan is minden szükséges információt tartalmaznak, ami alapján az adatbázisba illesztése bármikor újra elvégezhető.
A szerver gondoskodik a megfelelő adatvédelmi feladatok ellátásáról. A rendszer használatához többszintű jogosultság tartozik, melyet a múzeum, tehát az üzemeltető határoz meg a munkatársak számára (pl. rendszerszintű hozzáférés, adatbeviteli és módosítási jogosítvány, csak olvasási jogosítvány, kutatói hozzáférés korlátozott olvasási jogosítvány).
Fontos fejlesztési szempont volt a program magas fokú rugalmassága, könnyű kezelhetőség - betanulás, olcsó üzemeltetés, a magas szintű és funkcionális szolgáltatások, későbbi bővítési lehetőség, a minisztériumi előírásoknak történő maradéktalan megfelelés.
A LAPODA MÚZEUMI NYILVÁNTARTÓ RENDSZER ezeknek a kritériumoknak előzetesen is és azóta megszerzett üzemeltetési tapasztalatok alapján is megfelel.
 
Thesaurus relációk

A LIS3 rendszer a MSZ szabvány szerinti reláció rövidítéseket alkalmazza a szócikkek közötti kapcsolatok leírására.

Thesaurus típusok
  1. Egyszerű Lista típusú
    Egyszerű azért, mert csak felsorolás jellegű lista megadása lehetséges. Használatát főleg rövid zárt elemkészletű listákhoz ajánljuk
     
  2. Alap thesaurus
    Mely tartalmaz egy címszót és hozzátartozóan tetszőleges relációt. Amennyiben a relációknál megadott meghatározás létezik, úgy a megjelenítőben tovább haladhatunk tetszőleges számú mélységig.
     
  3. Személy típusú thesaurus
    Ez a típus kimondottan személyek nyilvántartására alkalmazható, mivel a címszón és a relációkon kívül további mezőket is tartalmaz, mely a személy egyértelmű azonosítását segítheti.
     
  4. Földrajzi típusú thesaurus
    Ezeket helységek megadására célszerű használni. Ezek a kartonok a alap thesaurustól a további mezők bővítésével jönnek létre. A mezők vetületi és koordináta adatokat is tartalmazhatnak. Ezen adatokra épülhet a pontos helymeghatározás alapja.
    Sokszor előfordul, hogy sok évvel ezelőtti elnevezést csak a földrajzi azonosság alapján lehetséges beazonosítani