A nyilvántartó rendszer egy FTP-s alapokon működő SQL adatbázis szerveren működik. Az SQL szerver lehetőséget biztosít a szabványos felületeken keresztül az adatbázis kezelésére. Így a már elkészült adatbázis rugalmasan bővíthető, új feladatok elvégzésének kiszolgálására is alkalmas. Az SQL szerver tetszőleges lehet, csak egyetlen feltétele van, hogy az FTP kiszolgálóval együtt tudjon működni.

Az adatbázis kiszolgálás szerveren történik meg és csak az eredmény közlekedik a hálózaton, ezért optimálisan használható kisebb teljesítményű helyi hálózatokon is. A PHP rendszer lehetővé teszi akár az Interneten keresztüli alkalmazást is, nincs helyhez kötve a kliens gép. A munkaállomások lehetnek bármilyen 32 bites Windows operációs rendszerrel működő számítógépek. A munkaállomások száma nincs megkötve, a kezelői program tetszőlegesen másolható. Az adatvédelmi követelmények miatt javasoljuk, hogy egy független lokális hálózat, vagy tűzfallal védett rendszerben működjön a nyilvántartás.

A rendszer alkalmas OFF-LINE üzemre is, azaz a kivett kartonok a kiszolgáló szerver nélkül is kezelhetők. A kutatásra kivett anyagok módosíthatók, javíthatók. Az így megváltozott adatokat a karton visszahelyezésekor a rendszer szinkronizálja. (Ellenőrzi a változásokat és a megfelelő adatokat módosítja).

Az OFF-LINE (hálózat nélküli) üzemmódban XML technológiát használ a szerkesztőprogram. Az XML technológia biztosítja más múzeumok, illetve tudástárak felé is az átjárást, (adat export-import biztosítása).

A kartonok nem csak szöveges jellegű információkat tartalmazhatnak, hanem multimédia elemeket is képeket, hangokat, egyéb szöveget, tetszőleges formátumú adatállományokat. A LAPODA MÚZEUMI NYILVÁNTARTÓ RENDSZER minden a NKÖM által előírt nyilvántartási előírásnak megfelel. A munkaállomásokon futtatni kell egy "LapodaInventory" nevű kezelői programot, mely a nyilvántartó rendszer kezelői felületét biztosítja. Az adott munkaállomás természetesen bármilyen más hagyományos számítástechnikai feladat ellátására is alkalmas, illetve biztosítja a tudástárak felé is az átjárást (adat export-import).