A nyilvántartó rendszerrel szemben a rugalmasság a második legfontosabb követelmény. A rendszernek alkalmasnak kell lennie nem csupán a minimálisan szükséges alapkartonok kezelésére, hanem a most még előre nem látható újabb mezők beilleszthetőségére is. Lehet, hogy évek múltán derül ki, hogy valamely ok miatt újabb mezőket kell a kartonokhoz illeszteni, vagy a mezők rendszerét kell megváltoztatni természetesen az adatbiztonság figyelembe vételével ekkor mutatkozik meg a rendszer beépített rugalmassága, mivel ez a feladat nem jelent problémát.

A nyilvántartó rendszerben tárolási szinteket határozhatunk meg, ezek már nem csak a múzeumoknak jelentenek segítséget, hanem alkalmasságot mutatnak levéltári gyűjtemények nyilvántartására is. A gyűjteményi szinteket megfeleltethetjük a fondoknak.

Új kartonok felvételekor azokat származtathatjuk valamely, már meglévő hasonló kartonból, és ez növeli a rögzítés hatékonyságát. Ekkor azonban felmerülhet a kérdés, hogy nem keverednek-e a kartonok? A válasz NEM, mivel minden karton kap egy, a számítógép számára érthető egyedi azonosítót, mely olyannyira egyedi, hogy a világ bármely pontján készítenek ezzel a rendszerrel egy kartont, az biztosan nem kapja ugyanazt az azonosítót. Ez a karton tulajdonság biztosítja a kartonok átadását-átvételét például múzeumok között. Nem okoz gondot, ha később jövünk rá, hogy elrontottuk valamely mezőjének a kitöltését, hiába változtatjuk a nevet, leltári számot, vagy más alapadatot a karton akkor sem keveredik el.

A fenti okok miatt nem okoz az sem gondot, ha egy műtárgyat átveszünk más múzeumtól természetesen a kartonjával együtt és a leltári száma megegyezik egy saját gyűjteményünkben lévővel.

Használatba vételkor első lépés, hogy létre kell hozni a múzeum gyűjteményi struktúráját. Egy listába beírjuk a gyűjteményi kategóriákat, majd ebből a listából felépítjük az adott múzeum gyűjteményi struktúráját. Ez utólag is módosítható.

Második lépés, hogy létre kell hozni a nyilvántartó kartonokon használni kívánt adatmezőket. A mezők megléte után tudjuk létrehozni magukat a nyilvántartó kartonokat. A rendszer annyira rugalmas, hogy nem kötött a kartonszerkezet. Bármelyik karton tartalmazhat eltérő mezőneveket, azaz több vagy kevesebb mezőt, mint egy másik tárgyi karton.

Alapkartont célszerű a kötelezően előírt mezőkből felépíteni, majd azt kiegészíteni a speciálisan a múzeumra, gyűjteményre vagy az adott tárgyra jellemző mezőkkel.

A kartonok különböző formátumú mezőkből építhetők fel:

• rövid szöveg,
• rövid szöveg,
• hosszú szöveg
• esszé,
• egész szám,
• dátum
• HTML formátumú mező (speciális karakterek is használhatók, pl.: rovásírás),
• index vagy kulcsszavak,
• esemény
• lista
• táblázat
• diktafon
• kapcsolat (kapcsolatot létesíthetünk kartonok között)
• illusztrációk (KÉP, HANG, FILM, számítógépes fájlok)
• ...

A kartonok OFF-LINE módban is szerkeszthetők, "kivehetők a rendszerből".