Az adatbiztonság az egyik legfontosabb követelmény minden nyilvántartó rendszerrel szemben. Hatalmas munka az adatbázis feltöltése, néha az utolsó pillanatban menthetők meg így az adatok, információk.

Sajnos néha már az utolsó utáni pillanatokban vagyunk, mivel komolyabb nyilvántartások hiányában, csupán néhány idős szakember birtokában vannak a felbecsülhetetlen információk, melyeket csak nagy hatékonyságú és korszerű elektronikus rendszerek segítségével menthetünk meg (pl. a rendszerhez integrált digitális diktafon, mellyel bármilyen szóbeli megjegyzés illeszthető a kiválasztott kartonhoz).

Az adatbiztonság egyik eleme az automatikus adatmentés, adatkarbantartás, valamint a fenti XML adatexportálási és importálási lehetőség, mely nem csak a más rendszerek felé biztosít átjárhatóságot, hanem lehetőséget ad a még nem létező, jövőben készülő rendszerek felé is, mivel az XML kartonok önállóan is minden szükséges információt tartalmaznak, ami alapján az adatbázisba illesztése bármikor újra elvégezhető.

A szerver gondoskodik a megfelelő adatvédelmi feladatok ellátásáról. A rendszer használatához többszintű jogosultság tartozik, melyet a múzeum, tehát az üzemeltető határoz meg a munkatársak számára (pl. rendszerszintű hozzáférés, adatbeviteli és módosítási jogosítvány, csak olvasási jogosítvány, kutatói hozzáférés korlátozott olvasási jogosítvány).

Fontos fejlesztési szempont volt a program magas fokú rugalmassága, könnyű kezelhetőség - betanulás, olcsó üzemeltetés, a magas szintű és funkcionális szolgáltatások, későbbi bővítési lehetőség, a minisztériumi előírásoknak történő maradéktalan megfelelés.

A LAPODA MÚZEUMI NYILVÁNTARTÓ RENDSZER ezeknek a kritériumoknak előzetesen is és azóta megszerzett üzemeltetési tapasztalatok alapján is megfelel.